7.异地储存
(1)归档的两份数据档案介质应异地储存;
(2)异地储存的距离应大于100千米,最佳距离为500千米以上;
(3)数据档案应自入馆之日起60天内完成异地存储工作;
(4)凡取回的异地储存的数据档案,应在数据档案离开储存地之日起的60天内重新完成异地储存工作;
(5)异地储存介质的读检原则上应在储存地进行;
(6)异地储存所在地单位负责异地数据档案的安全、保密、环境和卫生等工作;
(7)异地储存的数据档案的管理权 属于原数据档案管理单位,不经授权,任何单位和个人不能擅自复制和提供利用.
8.介质维护
(1)数据档案管理单位应定期对所有磁介质进行维护并建立相应的登记制度,对数据档案磁介质的检查(倒带、读检)、复制、介质更换、销毁等日常工作进行记录,并存档复查;
(2)数据档案管理单位每年应读检不低于5%的数据档案;
(3)如果数据档案在当年进行过读取操作(如数据查阅、提供利用等),则当年可以不对这些介质进行倒带和读检;
(4)归档后的数据档案介质不得外借,只能提供数据复制介质.
9.数据维护
(1)出现介质故障或出现损坏迹象时,应更换介质.介质更换的更新拷贝工作应在30天内完成;
(2)如果软件平台能够反映介质的读写错误,则当累计读写错误达10次时,应停止使用该介质,并将数据复制迁移到新的一份介质上;
(3)线性磁带应每10年迁移一次,光盘应每5年迁移一次;
(4)数据档案管理单位应保证介质的可读性,适时将数据迁移到新的介质上;
(5)数据档案管理单位应尽可能保证数据的可用性.数据档案进行转存新格式拷贝后,原数据档案应继续保存3年;
(6)数据档案由原格式向新格式的转存之前应进行鉴定.转存新格式时可以请求其他单位(或原项目单位)协助实施.转存新格式后应在数据说明文件的第一部分"数据背景"中反映数据档案的变化情况;
(7)日常数据维护工作应对数据的检查、复制、格式转存、数据迁移、清除等日常工作进行记录,并存档备查.
10.运输要求
(1)数据载体运输时应轻拿轻放,做好防潮、防尘、防紫外线直射、防震、防重压等措施;
(2)运输时要防止数据载体之间的相互滑动和碰撞;
(3)要保证容器不会对数据载体造成污染,并在容器外层标明放置方向;
(4)运输过程中避免巨大的温度变化.对于已使用磁带的温度范围要求为5℃～32℃,相对湿度范围为20%～80%;对于未被使用磁带的温度要求为-23℃～49℃,相对湿度范围为20%～80%.
11.销毁
(1)数据档案在销毁之前应进行鉴定,并按有关规定办理销毁手续;
(2)经数据迁移后废弃的原介质,除数据转存新格式情况外,原数据档案的介质不需鉴定,经审批后直接销毁;
(3)销毁数据档案时,应对包括异地储存在内的两份数据档案同时销毁;
(4)当销毁磁带上的数据档案时,如果磁带还有再利用价值,可对磁带进行消磁(如果磁带技术允许)或全容量写操作,不得只进行初始化,否则应对磁带载体进行物理销毁;
(5)当销毁光盘上的数据档案时,须连同光盘一起销毁;
(6)数据档案逻辑或物理销毁后,应从计算机系统中将其彻底清除;
(7)数据档案销毁时应有数据档案管理单位派员监销,防止泄密.
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